Uw notariële akte digitaal ondertekenen: snel en eenvoudig
Begin april 2024 werd opnieuw een stap vooruit gezet in de digitalisering van het notariaat. Voortaan is het mogelijk om notariële akten digitaal te ondertekenen. Het achterwege laten van pen en papier kan procedures verlichten. De voordelen hiervan zijn legio. Toch kan niet elke akte digitaal worden ondertekend. Hieronder geven we toelichting over de mogelijkheden en de restricties.
Vandaag kunnen heel wat notariële akten digitaal worden ondertekend. Denk bijvoorbeeld aan een schenking, de aankoop van een woning of een kredietakte. Dankzij deze mogelijkheid kan de notariële procedure in veel gevallen sneller en efficiënter verlopen.
Digitaal ondertekenen kan op verschillende manieren. Zo kunnen alle betrokken partijen die aanwezig zijn op hetzelfde notariskantoor de akte ter plaatse digitaal ondertekenen. Daarnaast is het ook mogelijk dat elke partij de akte digitaal ondertekent bij haar eigen notaris. De toelichting bij de akte wordt dan via een beveiligde videoconferentie gegeven.
Voor de digitale ondertekening wordt gebruikgemaakt van de elektronische identiteitskaart (eID) of van itsme®. Zo kan de akte op een veilige en eenvoudige manier worden ondertekend.
Niet elke akte kan digitaal worden ondertekend
Digitale ondertekening is niet mogelijk voor alle notariële akten. Voor akten met een strikt persoonlijk en vertrouwelijk karakter blijft een handgeschreven handtekening vereist. Dat geldt onder meer voor testamenten en andere uiterste wilsbeschikkingen.
Akten die volledig op afstand kunnen worden verleden
Voor sommige notariële akten is een bezoek aan het notariskantoor zelfs helemaal niet meer nodig. Dat geldt onder meer voor volmachten en vennootschapsakten. Zowel de bespreking als de ondertekening van deze akten kunnen volledig digitaal plaatsvinden via een beveiligde videoconferentie.
Digitale besprekingen en ondertekeningen zijn trouwens niet nieuw. Voor volmachten kan dit al sinds 2020. In 2021 werd de mogelijkheid uitgebreid naar oprichtingsakten van vennootschappen, gevolgd door de overige vennootschapsakten in 2023.
Wat als niet iedereen digitaal wil of kan ondertekenen?
Niet alle betrokken partijen hoeven digitaal te ondertekenen. Wanneer iemand dat niet wenst of niet over de nodige middelen beschikt, zijn er verschillende oplossingen mogelijk. Zo kan ervoor worden gekozen om de volledige akte op de traditionele manier te ondertekenen. Daarnaast kan de betrokken partij ook een volmacht verlenen aan een medewerker van het notariskantoor, die de digitale akte dan in haar plaats ondertekent.
Belangrijk om te weten is dat de verdere digitalisering van het notariaat niet betekent dat papieren akten verdwijnen. Wie dat wenst, kan ook vandaag nog gebruikmaken van de klassieke werkwijze.
Wie liever een papieren exemplaar ontvangt, kan daarvan eenvoudig een kopie aanvragen. Daarnaast blijft elke notariële akte ook digitaal beschikbaar via Izimi, de gratis digitale kluis van het Belgische notariaat.
Met Izimi kunt u belangrijke documenten veilig bewaren en op elk moment raadplegen. Het aanmaken van een persoonlijke digitale kluis verloopt eenvoudig via de website of de app.
Meer informatie vindt u op de website van Izimi: www.izimi.be
Wilt u meer weten over het digitaal ondertekenen van notariële akten? Neem gerust contact met ons op. Wij beantwoorden graag al uw vragen.
